חקירות פנימיות בארגונים

מה נחשב חקירה פנימית

המקרים הנפוצים הם גניבה ומעילה בכספים: חוסרים בקופה, העברות לחשבונות לא מוכרים, חשבוניות של ספקים פיקטיביים.

ויש גם:

• ניגוד עניינים - עובד שמעביר עבודות לחברה של בן משפחה, או מקבל טובות הנאה מספק.

• הדלפת מידע - רשימות לקוחות, הצעות מחיר או מידע טכני שמגיעים למתחרה או לגורם חיצוני.

• גניבת מלאי וציוד - במחסנים, בלוגיסטיקה ובאתרי עבודה.

תמונה רחבה יותר על התחום תמצאו במדריך חקירות עסקיות שלנו.

איך מתנהלת חקירה פנימית נכון

1. מחליטים מי יודע

לפני שעושים משהו. כמה שפחות אנשים, ורק מי שחייב.
בהרבה מקרים המעורבים קרובים למי שמנהל את הבירור - ולפעמים הם אלה שמנהלים אותו.

2. שומרים ראיות

במקביל: גיבוי של מערכות, תיעוד מצלמות, הקפאה של מסמכים.
עובד שמבין שחושדים בו מוחק קודם כל.

3. מכניסים עורך דין לדיני עבודה

כבר בשלב הזה. לא כי צריך לתבוע, אלא כי כל צעד בחקירה יצטרך לעמוד אחר כך בבית הדין: מה מותר לבדוק, איך מראיינים עובד ומתי חייבים שימוע.

4. החוקר עובד

הוא מנתח מסמכים ותנועות, בודק ספקים וקשרים בין חברות במרשמים - סוג של בדיקת רקע לספק - מתעד במרחב הציבורי כשצריך, ומראיין עובדים בצורה מסודרת ומתועדת.

5. דוח והחלטה

הדוח שהחוקר מגיש בסוף מפריד בין עובדות להערכות ומצרף את הראיות.
על בסיסו הארגון מחליט: שימוע, תביעה, תלונה במשטרה, או רק שינוי נהלים.

חשד להטרדה מינית

כאן יש מסלול נפרד בחוק.

מעסיק חייב למנות אחראי למניעת הטרדה מינית, ותלונה מוגשת אליו.
המעסיק חייב לברר כל מקרה שהגיע לידיעתו, גם בלי תלונה - ביעילות, בלי דיחוי ותוך שמירה על הכבוד והפרטיות של כל המעורבים.

לפני שמכניסים גורם חיצוני לבירור כזה, כדאי מאוד להתייעץ עם עורך דין, כדי שההליך יעמוד בדרישות החוק והתקנות.

חקירות פנימיות שונות מאוד זו מזו, ולכן אין מחיר אחיד.

בדיקה ממוקדת, למשל של ספק אחד וקשריו או של חשד בודד בקופה, יכולה להסתכם בכמה ימי עבודה.
חקירת מעילה בארגון, עם ניתוח מסמכים, ראיונות ותיעוד, נמשכת שבועות.

שעת עבודה של חוקר:
בדרך כלל 300 עד 700 ₪, ויום מעקב 2,500 עד 4,500 ₪.

בדיקה כלכלית של ספק או חברה קשורה:
בעיקר במרשמים, בדרך כלל 1,500 עד 4,500 ₪.

בחקירות גדולות נהוג לתת הצעה גלובלית בשלבים - כך שאפשר לעצור אחרי השלב הראשון אם כבר ברור מה קרה.

על הכללים לגבי מיילים של עובדים, מצלמות ופוליגרף הרחבנו בעמוד חקירות עסקיות.

בקצרה: מעסיק לא יכול לחדור לתכתובת האישית של עובד בלי הסכמה, ככלל לא מתקין מצלמות נסתרות, ולא יכול לכפות בדיקת פוליגרף.

בחקירה פנימית יש עוד שני דברים שחשובים במיוחד.

הודאה של עובד

הודאה שהושגה בלחץ, באיומים או בהבטחות עלולה להיפסל.
היו מקרים שבהם עובדים שהודו בגניבה תבעו אחר כך, בטענה שההודאה נגבתה שלא כדין.

ראיון צריך להיות מתועד ומסודר, ולא חקירה בחדר סגור.

שימוע

לפני פיטורים צריך לקיים שימוע, גם כשהראיות חזקות.

ומה עם שלילת פיצויי פיטורים בגלל גניבה? מעסיק שרוצה לשלול אותם צריך להוכיח גם את המעשים וגם שהם מצדיקים את השלילה.
חשד, גם חזק, לא מספיק.

הגבולות שחלים על החוקר עצמו מפורטים במדריך מה מותר ומה אסור לחוקר פרטי.